Реализация крупного и сложного проекта, способного оказать огромное влияние на всю организацию, может быть захватывающей идеей. С одной стороны, вы движете реальными изменениями. С другой стороны, неудача пугает.
Здесь-то и пригодится технико-экономическое обоснование. Если вы раньше никогда не составляли технико-экономическое обоснование при управлении проектами, из этой статьи вы узнаете, с чего начать.
Одним из способов оценить вероятность успешной реализации плана проекта является технико-экономическое обоснование, которое иногда называют исследованием или анализом осуществимости проекта. Технико-экономическое обоснование предназначено для оценки практической осуществимости проекта, позволяющей определить целесообразность дальнейшей работы над ним.
Технико-экономическое обоснование отвечает на два вопроса:
Технико-экономическое обоснование особенно важно для проектов, которые сопряжены со значительными для вашего бизнеса инвестициями. Такое исследование также может потребоваться и в случае проектов, которые способны оказать существенное влияние на ваше присутствие на рынке.
Подготовка технико-экономического обоснования может и не входить в ваши прямые обязанности как менеджера проектов, но важно знать, что это такое. Понимая, из каких элементов оно состоит, вы всегда сможете помочь коллегам с составлением технико-экономического обоснования и обеспечить выполнение проекта наилучшим образом.
Технико-экономическое обоснование составляется после формулирования и представления проекта, но до начала работ по нему. Это исследование подготавливается в рамках процесса планирования проекта. В зависимости от конкретного проекта это зачастую делается в сочетании со SWOT-анализом или оценкой рисков проекта.
Технико-экономическое обоснование помогает:
Технико-экономическое обоснование, скорее всего, не требуется, если:
При этом необходимо понимать, что технико-экономическое обоснование не является презентацией проекта. При презентации проекта оценивается, насколько в целом уместен проект для вашей компании и соответствуют ли цели проекта её общей стратегии. Как правило, после определения обоснованности проекта подготавливается технико-экономическое обоснование, подтверждающее его осуществимость имеющимися у вас инструментами и ресурсами.
Устав проекта — это довольно неформальный документ, предназначенный для представления проекта заинтересованным сторонам. Устав проекта — это своего рода блиц-презентация целей вашего проекта, объёма работ по нему и схемы распределения обязанностей. Как правило, устав проекта перед его утверждением рассматривается куратором проекта или заинтересованными руководителями компании.
Технико-экономическое обоснование подготавливается после утверждения устава проекта. В этом документе не рассказывается о том, насколько проект соответствует вашим целям. В большей степени он нужен, чтобы подтвердить осуществимость проекта силами вашей команды.
Экономическое обоснование представляет собой более формализованную версию устава проекта. Если устав проекта обычно создаётся для небольших или простых инициатив, то в случаях более крупных и сложных проектов, способных оказать существенное влияние на бизнес, уместно составить экономическое обоснование. Этот более объёмный и более формальный документ также содержит финансовую информацию и, как правило, охватывает большее количество заинтересованных лиц из руководящего состава.
После того как экономическое обоснование будет принято заинтересованными лицами, подготавливается технико-экономическое обоснование, целью которого является подтверждение осуществимости проекта. Если возможность реализовать проект не подтвердится, вы сможете снова обратиться к заинтересованным руководителям и запросить больше ресурсов, инструментов или времени, чтобы проект стал практически реализуемым.
Бизнес-план — это официальный документ о целях вашей организации. Бизнес-план обычно составляют при создании компании или при значительных изменениях в бизнесе. В бизнес-плане содержатся и многие другие бизнес-решения, в том числе и ваш стратегический план.
При выполнении бизнес-плана и стратегического плана вы будете инвестировать в отдельные проекты. Технико-экономическое обоснование — это способ оценить практическую осуществимость того или иного проекта или инициативы.
Существует четыре основных элемента, которые входят в технико-экономическое обоснование: техническая осуществимость, финансовая осуществимость, рыночная осуществимость (или пригодность для рынка) и операционная осуществимость. Эти элементы также можно рассматривать как четыре вида анализа осуществимости, хотя в большинстве случаев технико-экономическое обоснование охватывает все эти четыре аспекта.
В технико-экономическом обосновании рассматриваются технические ресурсы, которыми вы располагаете для реализации проекта. В рамках этого исследования определяется наличие подходящего оборудования и необходимых технических знаний в объёме, достаточном для выполнения задач проекта. Например, если в плане проекта предполагается создавать по 50 000 единиц продукции в месяц, а все ваши мощности позволяют производить лишь 30 000 единиц в месяц, такой проект для вас технически неосуществим.
Финансовая осуществимость отражает рентабельность проекта в денежном выражении. В рамках исследования финансовой осуществимости проводится анализ эффективности затрат на проект. Кроме того, в нём прогнозируется ожидаемая рентабельность инвестиций (ROI) и указываются финансовые риски. Цель исследования финансовой осуществимости заключается в том, чтобы определить экономические выгоды от реализации проекта.
Исследование рыночной осуществимости — это оценка ожидаемых вашей командой результатов проекта с точки зрения рынка. В этой части исследования проводится анализ рынка, оценивается работа конкурентов на рынке и прогнозируются объёмы продаж.
В рамках исследования операционной осуществимости оценивается способность вашей организации выполнить проект. Анализ выполняется по таким критериям, как кадровые потребности, организационная структура и различные актуальные нормативно-правовые требования. По завершении исследования операционной осуществимости ваш коллектив будет иметь представление о том, достаточно ли у вас ресурсов, навыков и знаний, необходимых для выполнения этой работы.
В большинстве случаев технико-экономическое обоснование составляется по похожей схеме. Этот документ предназначается для оценки практической осуществимости предлагаемой бизнес-идеи. Чётко составленное технико-экономическое обоснование помогает заинтересованным сторонам проекта в принятии решений.
В технико-экономическом обосновании приводятся следующие сведения:
Даже если вы сами не будете заниматься технико-экономическим обоснованием, вам, скорее всего, нужно будет предоставить аналитические данные и информацию. В целях подготовки технико-экономического обоснования необходимо привлечь квалифицированного консультанта или, если у вас есть свой отдел управления проектами, уточнить, занимается ли он такими задачами. В общем случае для выполнения этой работы необходимо выполнить следующие действия:
Подготовка технико-экономического обоснования требует много времени. Прежде чем приступить к составлению технико-экономического обоснования, важно оценить проект на предмет очевидных и неустранимых препятствий. Например, если для проекта требуется значительно больше средств, чем есть у вашей организации, вы, скорее всего, не сможете его реализовать. Или если ожидаемые результаты проекта необходимо получить к определённой дате, а они при этом отсутствуют в течение нескольких месяцев после её наступления, скорее всего, он также не будет реализован. При наличии таких масштабных препятствиях в подготовке технико-экономического обоснования нет необходимости, потому что и так понятно, что проект нежизнеспособен.
Исследование финансовой осуществимости можно воспринимать как заявление о прогнозируемой доходности проекта. В этой части технико-экономического обоснования указывается ожидаемая доходность проекта и рассказывается о том, какие вложения (времени и средств) предстоят вашей организации для достижения целей проекта.
В рамках исследования финансовой осуществимости необходимо учитывать, как проект отразится на денежных потоках вашего предприятия. В зависимости от сложности инициативы можно привлечь собственный отдел управления проектами или стороннего консультанта для выполнения анализа эффективности затрат на проект совместно с финансовым отделом.
Оценка рынка или анализ рыночной осуществимости позволяет определить спрос на рынке. В этой части исследования рассказывается об ожидаемой выручке проекта, а также о потенциальных рисках рынка, с которыми вы можете столкнуться.
Именно оценка рынка больше, чем любая другая часть технико-экономического обоснования, позволяет определить ваши возможности на рынке. В рамках этого исследования важно оценить позиции конкурентов и проанализировать демографическую ситуацию, чтобы понять, насколько хорошо будет реализовываться проект.
Даже если оценка финансовой и рыночной целесообразности выглядит хорошо, инициатива может быть не по плечу вашей организации. Чтобы оценить операционную осуществимость, необходимо учесть потребность в кадрах и оборудовании для этого проекта. Какие организационные ресурсы, включая время, деньги и навыки, необходимы для успешной реализации проекта?
В зависимости от проекта, также может возникнуть необходимость в изучении нормативно-правовых аспектов инициативы. Например, если проект предполагает оформление нового патента на ваш продукт, необходимо будет подключить юридический отдел и учесть это требование в плане проекта.
К этому времени специалисты вашего отдела управления проектами или привлечённый сторонний консультант уже изучат все четыре компонента технико-экономического обоснования: финансовую, рыночную, техническую и операционную осуществимость проекта. Перед тем как вы с заинтересованными сторонами приступите к выполнению их рекомендаций, они должны изучить и проанализировать данные на предмет несоответствий. Сюда относится проверка соответствия заявления о прогнозируемой доходности вашему анализу рынка. Кроме того, теперь, исходя из технико-экономического обоснования, необходимо ответить на вопрос, есть ли какие-либо обязательства, вызывающие серьёзные опасения? (Если да, следует разработать план действий в непредвиденных обстоятельствах!)
В зависимости от сложности проекта, ответ не всегда очевиден. Анализ осуществимости проекта не даёт однозначных решений для сложных проблем. Скорее, он поможет вам правильно сформулировать вопросы и ответы, чтобы вы могли принять решение, оптимальное для вашего проекта и коллектива.
Последним шагом в подготовке технико-экономического обоснования является составление пояснительной записки, в которой обозначаются основные аспекты проекта и предлагается проектное решение.
В зависимости от сложности и объёма проекта, ваши специалисты отдела управления проектами или привлечённые сторонние консультанты могут поделиться технико-экономическим обоснованием с заинтересованными лицами или передать его группе, чтобы получить ответы на все вопросы из первых рук. В любом случае, благодаря наличию технико-экономического обоснования, у вашей команды будет вся информация, необходимая для принятия взвешенного решения.
Итак, подготовка технико-экономического обоснования завершена. Вы готовы к запуску проекта! Создайте условия для его успешной реализации, отслеживая ход выполнения с помощью такого инструмента для управления работой, как Asana. От мелочей до общей картины — Asana организует работу так, чтобы все знали, чем нужно заниматься, почему это важно и как это сделать.